[평판조회 도입 가이드] 4. 사례로 레퍼런스 체크 경험하기
시리즈 목차
1편. 요즘 시대에 맞는 레퍼런스 체크, 어떻게 해야 하나?
지금까지 아티클은 모두 레퍼런스 체크를 하기 위해 필요한 정보를 알아보는 과정이었어요. 백문이 불여일견이라 실제로 레퍼런스 체크를 진행해 보면 더 빠르게 회사의 채용 정책을 만들 수 있겠지만, 아무래도 채용이라는 영역의 특성상 도입이 조심스러울 수 있는데요. 이럴 때는 사례를 통해 모의로 레퍼런스 체크를 진행해 보는 것도 추천합니다.
그럼 오늘 A 회사를 사례로 레퍼런스 체크 시뮬레이션을 함께 해 볼게요. 전체 채용 프로세스를 가늠해 보는 건 덤입니다.
사례
A사 마케팅팀은 최근 팀의 많은 인원이 퇴사했습니다. 마케팅팀장이 퇴사했고, 함께 손발을 맞춘 팀원도 그만두었습니다. 다행히 빠르게 새로운 마케팅 팀장을 채용해 걱정이 사라졌을 무렵, 기존 팀원 2명이 퇴사 의사를 밝혔습니다. 건강상의 이유라고 했지만, 알고 보니 새로운 팀장과 맞지 않는 게 가장 큰 이유였습니다. 다시는 이런 일이 발생하지 않도록 채용 프로세스를 점검했고 레퍼런스 체크를 도입했습니다.
1. JD(job description) 작성 및 채용 공고 게시
A사는 먼저 경력직 마케터의 직무 기술서(JD)를 작성했습니다. 기존에는 간략하게 맡게 될 업무 정도만 작성했다면, 이제는 회사에 대한 자세한 소개를 시작으로 맡게 될 업무, 선호하는 일하는 성향, 기대하는 바, 동료들의 성향도 자세히 적습니다. 일 하는 방식이 맞는 동료가 오래 갈 수 있다는 것을 몸소 체험했기 때문이죠.
그리고 채용 과정도 정확히 기재합니다. A사의 채용 순서는 다음과 같습니다.
서류 전형 → 1차 면접 → 평판조회 → 2차 면접 → 처우 협의 → 합격자 발표
A사는 대기업이나 유명한 스타트업이 아니기 때문에 평판조회를 하면 지원자가 하락할 것을 염려했습니다. 하지만 많은 지원자 사이에서 회사에 꼭 맞는 인재를 찾기 어려웠고, 채용과 조기 퇴사가 반복되는 것보다 지원자가 조금 줄더라도 회사에 꼭 맞는 지원자를 대상으로 좀 더 심도깊은 과정을 거치는 것이 회사와 지원자 모두에게 도움이 된다는 결론을 내렸습니다.
2. 1차 면접 합격 및 평판조회 공지 (메일/문자/유선 안내 등)
1차 면접 합격자에게는 전화나 문자 등 합격 사실을 알리고 다음 전형인 평판조회에 대해 안내합니다. 같은 내용을 메일로도 공유해요. 메일에는 다음 내용이 포함됩니다.
레퍼런스 체크 전형에 대한 공지
레퍼런스 체크 방식 안내(전화 또는 이메일)
진행 여부 동의 확인
동의 시 레퍼리 연락처 요청
👉레퍼런스 체크를 2차 면접 전에 하는 이유
처음에는 최종 합격자를 대상으로 레퍼런스 체크를 했습니다. 대부분 예상했던 대로였으나 한 지원자는 예상과 너무 달라 채용 결정을 내리기 어려웠습니다. 그런데 지원자가 최종 합격이라 생각하고 전 직장을 퇴사했다는 걸 알게 되었고, 채용했으나 평판에서 문제가 되었던 이슈가 또 발생했습니다.
이런 사례가 생기자 2차 면접 전으로 평판조회를 옮겼고, 오히려 문제처럼 느껴지는 내용이 있다면 지원자에게 확인할 수 있게 되었습니다. 평판은 예전 직장 동료에게 받아도 괜찮다는 걸 꼭 알려줘서 현재 직장에서 불편함을 겪는 일이 없도록 하고 있습니다.
3. 레퍼런스 체크(전화) 진행
레퍼리의 연락처를 받은 후, 레퍼리에게 연락합니다.
이때, 미리 레퍼런스 콜의 타이밍과 방법을 설명하고, 협의한 시간에 준비된 문항으로 레퍼런스 체크를 진행하는 것이 좋습니다.
3-1 레퍼런스 체크 콜 진행 시 주의사항
회사 정보 말하지 않기(지원자가 지원한 회사를 알리고 싶지 않은 경우가 많음)
(X) 안녕하세요. ***회사의 ooo입니다. ㅁㅁㅁ님의 레퍼런스 체크 전화 드렸어요.
(O) 안녕하세요. ㅁㅁㅁ님의 이직과 관련해 레퍼런스 체크 전화 드린 ooo입니다.
지원자 경력 및 역량에 대해서만 질문할 것
(X) 지원자가 대출이나 금전적인 문제가 있지는 않나요?
(O) 지원자는 업무 할 때 약속한 시간을 잘 지키는 편인가요?
레퍼리에 대한 개인적인 질문은 하지 않을 것
(X) 평판에 응해주신 분은 직장 생활을 한지 얼마나 되셨나요?
(O) 평판에 응해주신 분은 지원자와 함께 근무한 기간이 얼마나 되나요?
4. 레퍼런스 체크 종료 및 보고서 작성
레퍼런스 체크가 끝나면 지원자에게도 전형이 완료되었음을 알려주세요. 만약 지원자가 공유한 레퍼리와 레퍼런스 체크를 하지 못했다면 이 역시 지원자에게 진행 여부를 공유해 주는 것이 좋습니다.
그리고 지원자 평판 보고서를 작성합니다. 평판 보고서는 아래 내용에 참고해서 쓰면 됩니다.
- 개인적인 성향 배제
- 객관적인 시선 유지
- 이력서와의 연계성 고려
- 여러 레퍼리를 통해 얻은 정보 종합
- 동료나 상사와의 협업 경험 확인
특히 직접 통화를 하고 보고서를 쓸 때 질문자가 편의상 단어나 문장을 바꿀때가 있는데요. ‘아’ 다르고 ‘어’ 다른 한국어의 특성상 되도록 답변했던 내용을 그대로 써 답변자의 의도가 훼손되지 않도록 해야 합니다.
5. 2차 면접
레퍼런스 체크가 완료되면 2차 면접을 진행합니다. 이 면접에서는 평판조회에서 얻은 정보를 바탕으로 심층적인 질문을 통해 지원자의 적합성을 평가합니다.
특히 레퍼런스 체크 결과 조금이라도 미심쩍거나 예상했던 결과가 아니라면 면접에서 꼭 질문을 해 주세요. 한 지원자는 ‘고집이 세다’는 레퍼리들의 답변이 있었는데요. 팀에서는 원하지 않은 성향이라서 이 부분을 중점적으로 질문했습니다. 지원자는 탑다운 방식으로 업무가 전달되면 왜 해야 하는지 이해가 될 때까지 물어보는데, 그게 고집이 세다고 느끼게 하였을 것 같다고 답변했어요. 팀에서는 업무를 왜 해야 하는지 아는 건 굉장히 중요한 포인트라고 생각했기에 해당 지원자에게 이 내용을 확인하길 잘했다고 평가했습니다.
한 지원자는 스페셜리스트라는 평판을 받았는데요. 한 영역의 전문가로 평가받는 것도 좋지만, 본인은 제너럴리스트가 되고 싶다고 말했습니다. 기존에는 보직이 나뉘어 있고, 의견을 내는 것이 고유 권한을 넘는 것 같은 분위기라서 아이디어를 내기 꺼렸다며, 여러 가지를 해 보고 싶어서 이직을 결심했다는 이야기를 들을 수 있었습니다.
6. 최종 발표
모든 전형이 완료되면 최종 결과를 발표합니다.
지금까지 A사의 채용 사례를 바탕으로 평판조회를 비롯한 채용 전 과정을 경험해 보았습니다. 위 사례는 실제 있었던 기업의 이야기를 각색한 것인데요. 평판 조회를 최종 발표 전에서 2차 면접 전으로 옮기며 스펙터를 활용해 평판전형을 진행하고 있어요.
채용 과정에서 가장 중요한 것은 회사와 잘 맞고 채용 포지션에 적합한 사람을 찾는 것입니다. 평판조회는 이러한 적합성을 평가하는 데 중요한 역할을 하며, 지원자에게도 긍정적인 경험을 제공할 수 있도록 노력해야 합니다. 특히 레퍼런스 체크 결과를 어떻게 다루느냐에 따라 기업과 지원자의 채용 과정에 대한 만족도가 달라지는데요.
다음 콘텐츠에서는 많은 채용 담당자 궁금해 하는 레퍼런스 체크 결과가 긍정적일 때, 부정적일 때의 내용을 다뤄볼게요.